System Pro-Powiat

NOWY PRO-POWIAT jest zintegrowanym systemem obsługi działalności gminy/powiatu wykorzystującym nowoczesne technologie i pracującym Linux i Windows (serwer
z systemem Linux lub Windows, stanowiska robocze Windows 98SE i nowsze).
System został wykonany w technologii klient/serwer, co umożliwia zwiększenie wydajności przez przeniesienie operacji obsługi danych na serwer bazy danych oraz pełniejszą ochronę danych.

System umożliwia podłączanie aplikacji napisanych w różnych technologiach, z różnych systemów operacyjnych. W przyszłości daje możliwość integracji z systemami obsługi opartymi o internet tzn. praktyczną realizację koncepcji e-Urzędu. System może pracować w wersji jednostanowiskowej lub sieciowej.

NOWY PRO-POWIAT zawiera pakiety modułów obsługujących i ułatwiających pracę służb administracji wszystkich szczebli. Moduły te stanowią logicznie wyodrębnioną część Platformy Uruchomieniowej Modułów Aplikacyjnych (PUMA). Są ze sobą wzajemnie zintegrowane poprzez wymianę i udostępnianie danych, co znacząco redukuje czas konieczny na obsługę spraw w Urzędzie i eliminuje możliwość popełniania błędów związanych z ręcznym wpisywaniem danych.

ADMINISTRATOR

Moduł administracyjny stanowi centrum zarządzania aplikacją NOWY PRO-POWIAT.

Moduł ten zawiera wszystkie funkcje związane z konfiguracją całego systemu oraz odpowiada za bezpie-czeństwo całej aplikacji. Między innymi zawiera edycję słowników wspólnych dla całej aplikacji, edycje da-nych jednostki organizacyjnej, itp.
Najważniejszą częścią modułu jest funkcja zarządzania użytkownikami i przydzielaniem im uprawnień.

W aplikacji NOWY PRO-POWIAT zastosowano bardzo elastyczną metodę przydzielania i definiowania uprawnień dla poszczególnych użytkowników umożliwiającą łatwe dostosowanie aplikacji do każdej struktury organiza-cyjnej, zarówno do małych jak i dużych jednostek. Poprzez wyodrębnienie z każdego modułu funkcji i przy-pisaniu im unikalnego identyfikatora, przydzielenie takiego identyfikatora użytkownikowi uzyskuje się upraw-nienia do używania takiej funkcji. W celu ułatwienia zarządzania uprawnieniami administrator otrzymuje za-miast prostych cyfr, ergonomiczny ekran z listą funkcji, które można przydzielać poszczególnym użytkowni-kom. Aplikacja umożliwia przydzielanie i odbieranie dostępu do pojedynczych funkcji.

Ze względu na wielkość systemu i dużą liczbę funkcji możliwych do przydzielenia został wprowadzony me-chanizm ról, którego głównym zadaniem jest grupowanie uprawnień do funkcji. Administrator zyskuje dzięki temu możliwość przydzielania dostępu do grupy funkcji jednym kliknięciem myszy. Razem z systemem do-starczane są predefiniowane role, które umożliwiają szybkie rozpoczęcie pracy z systemem. Administrator nie jest ograniczony tylko do tych ról, może je definiować, oraz dodawać nowe w zależności od potrzeb i struktury jednostki organizacyjnej.

KONTRAHENCI

Moduł Kontrahenci służy do ewidencji i przeglądu danych osób fizycznych i prawnych. Możliwa jest ak-tualizacja, korekta danych oraz ich wydruk.
Zakładanie nowych kartotek kontrahentów może być wspomagane danymi z modułu Ewidencji Ludności jeśli ADMINISTRATOR systemu NOWY PRO-POWIAT nada takie uprawnienia.
Moduł ten zawiera dane wszystkich kontrahentów, z których korzystają inne moduły. Znajdują się więc tutaj dane kontrahentów, którzy występują, jako właściciele lub władający w module Gospodarka Terenami, kontrahenci, którzy są podatnikami w modułach podatkowych, czy też kontrahenci – dostawcy/odbiorcy dla rozrachunków prowadzonych w module Finansowo Księgowym lub regulujący swoje zobowiązania w module Kasa.
W związku z tym każdego kontrahenta urzędu można przyporządkować do jednej z grup: jednostki budże-towe, dostawcy, pracownicy, podatnicy, działalności, Urzędy Skarbowe, inni.
Grupy kontrahentów stanowią bloki wykorzystywane w FK do tworzenia kont rozrachunkowych.
Przy dopisywaniu kontrahenta konieczne jest podanie następujących informacji:

• Określenie czy jest to osoba prawna czy fizyczna,
• Pesel/Regon – PESEL dla osób fizycznych, REGON dla osób prawnych,
• Nazwisko / nazwa firmy,
• Nazwa konta – nazwa, która będzie wpisana jako nazwa członu konta analitycznego.

Podczas wprowadzania nowego kontrahenta nazwa konta jest tworzona automatycznie z nazwiska i imienia. Można ją następnie zmienić ale należy pamiętać aby nazwa była zwięzła i unikalna i zawierała informacje jednoznacznie identyfikujące kontrahenta

• Określenie czy kontrahent jest płatnikiem VAT; jeżeli tak musi mieć podany identyfikator NIP. Jest to informacja istotna przy rejestrowaniu faktur zakupu i rachunków uproszczonych od kontrahentów i sporządzaniu rejestrów zakupu, ponieważ są to informacje pobierane automatycznie;
• Banki i konta bankowe kontrahenta – w miarę potrzeb;
• Przypisanie kontrahenta do wybranych grup – w miarę potrzeb;
• Pozostałe informacje są podawane w zależności od potrzeb.

BUDŻET

Zadaniem modułu jest informatyczne wspomaganie urzędów miast, gmin i innych jednostek organizacyj-nych w pracach związanych z tworzeniem projektu budżetu, a po jego zatwierdzeniu, z realizacją uchwalo-nego budżetu.

Moduł pozwala zaprojektować budżet jednostki samorządu terytorialnego, planować i ewidencjonować w ciągu roku wszystkie zmiany w przyjętym budżecie oraz rejestrować wykonanie tego budżetu zgodniez wymaganiami ustawy o finansach publicznych.

Warunkiem pełnego wykorzystania modułu jest ścisła współpraca z modułem Finanse i Księgowość. Dane o wszystkich zmianach i korektach budżetu są widoczne w module Finanse i Księgowość. Moduł „BUDŻET” obejmuje następujące zagadnienia:

• tworzenie projektu budżetu na podstawie danych budżetu ubiegłorocznego i projektów cząstkowych składanych przez poszczególne jednostki organizacyjne,
• zmiany projektu budżetu,
• zatwierdzanie projektu i utworzenie budżetu do realizacji,
• zmiany uchwalonego budżetu w trakcie roku,
• możliwość prowadzenia budżetu zadaniowego,
• wczytywanie wykonania budżetu na podstawie sprawozdań z podległych jednostek organizacyjnych zarejestrowanych w module Finanse i Księgowość,
• tworzenie raportów i graficzna prezentacja budżetu i jego wykonania na dowolnie wybrany dzień.

OPIS PROCESU PRZETWARZANIA DANYCH

Proces przetwarzania danych związany z obsługą Budżetu można podzielić na następujące etapy:

I ETAP – Uzupełnienie słowników klasyfikacji budżetowej, klasyfikacji źródeł dochodów, klasyfikacji grup wydatków, kodów działalności pozabudżetowej oraz wydziałów (referatów) urzędu oraz przygoto-wanie ewidencji jednostek budżetowych – dane dotyczące jednostek budżetowych wprowadza się w module „Kontrahenci”.

II ETAP – Zdefiniowanie słownika symboli zadań oraz opracowanie zakresu zadań przewidzianych do wyko-nania w budżecie w bieżącym roku. W następnych latach zadania można przepisywać z roku na rok, nanosząc tylko niezbędne zmiany i korekty.

III ETAP – Stworzenie projektu budżetu w oparciu o klasyfikacje budżetową i wykaz przygotowanych zadań oraz zamknięcie projektu. W następnych latach projekt może być tworzony w oparciu o budżet lub wykonanie z roku poprzedniego. Wprowadzanie poprawek do projektu.

IV ETAP – Zatwierdzenie, na podstawie uchwały, wprowadzonego projektu budżetu i utworzenie budżetu do realizacji. Wprowadzanie zmian do budżetu.

V ETAP – Wczytanie miesięczne, kwartalne lub półroczne wykonania budżetu na podstawie danych z modułu Finanse i Księgowość.

Efektem przetwarzania są następujące zestawienia mogące stanowić załączniki do uchwały budżetowej:

• projekt budżetu z przewidywanym wykonaniem z roku ubiegłego,
• plan dochodów / wydatki budżetu wg klasyfikacji budżetowej,
• plan dochodów budżetu wg źródeł powstawania,
• dochody i wydatki związane z realizacją zadań z zakresu administracji rządowej oraz innych zadań zleconych gminie ustawami,
• źródła sfinansowania deficytu lub rozdysponowanie nadwyżki budżetowej,
• plan przychodów i wydatków zakładów budżetowych, gospodarstw pomocniczych i środków specjalnych, 
• plan przychodów i wydatków Funduszy Celowych,
• bilans budżetu.

FINANSE I KSIĘGOWOŚĆ

Celem modułu Finanse i Księgowość jest zautomatyzowanie procesu księgowania wszystkich operacji finansowych w zakresie księgowości jednostek budżetowych. Moduł na dwie podstawowe części:

• Finanse i księgowość budżetu,
• Finanse i księgowość jednostki budżetowej.

Ewidencja operacji księgowych budżetu odbywa się w oparciu o plan kont i bieżące dowody księgowe. Plan kont dzieli się na dwie podstawowe części:

• Konta bilansowe, na których obowiązuje zapis dwustronny,
• Konta pozabilansowe, na których prowadzi się zapisy jednostronne.

Plan kont definiowany jest przez użytkownika i obejmuje:

• konta syntetyczne – wg obowiązującego planu kont;
• konta analityczne – wg potrzeb szczegółowej ewidencji zapewniającej bezpośredni dostęp do informacji;
• konta wg klasyfikacji budżetowej zgodnie z obowiązującymi przepisami oraz w zakresie niezbędnym do wykonania sprawozdań;
• klasyfikację budżetową rozszerzoną o rodzaje i numery zadań zdefiniowanych w planie finansowym budżetu.

Sposób opracowania planu kont ma decydujący wpływ na efektywną pracę w systemie, a przede wszystkim na zakres i rodzaj udostępnianych informacji. Struktura konta analitycznego jest różna dla poszczególnych kont syntetycznych, jednak w ramach danego konta musi być jednoznacznie określona. System dostarcza bardzo elastyczne narzędzie służące do precyzyjnego opisania i zainstalowania planu kont. Jednolitość bu-dowy konta zapewnia definiowanie bloków składających się na konto analityczne. Bloki mogą być zdefinio-wane jako uniwersalne – dla wszystkich zespołów kont lub jako bloki charakterystyczne tylko dla danego zespołu.

OPIS PROCESU PRZETWARZANIA DANYCH

I ETAP – definiowanie i założenie PLANU KONT. Jest to operacja jednorazowa konieczna na etapie wdra-żania systemu. W następnych latach plan kont jest przepisywany z roku na rok i zapewnia cią-głość rejestracji i analizy operacji finansowych.

II ETAP – definiowanie planu kont klasyfikacji budżetowej. Konta klasyfikacji budżetowej można zakładać z poziomu modułu F-K lub z poziomu modułu BUDZET. W trakcie dopisywania planu finanso-wego do realizacji są dopisywane nowe konta wg podanych parametrów.
Moduł FINANSE I KSIĘGOWOŚĆ jest powiązany z modułem planowania budżetu BUDŻET poprzez wspólne tablice:

• słownik klasyfikacji budżetowej,
• słownik zadań,
• słownik grup paragrafów do sprawozdań.

Integracja tych modułów pozwala na ujednolicenie informacji jak również przepływ danych dotyczących za-twierdzonego do realizacji planu finansowego wraz z kolejnymi zmianami i sprawozdań z realizacji planu.

III ETAP – naniesienie bilansu otwarcia – stanów kont na dzień rozpoczęcia eksploatacji systemu. Jest to operacja jednorazowa konieczna na etapie wdrażania systemu. W następnych latach bilans otwarcia jest naliczany na podstawie stanów końcowych z poprzedniego roku obrachunkowego.

IV ETAP – rejestracja, dekretowanie i księgowanie dokumentów bieżących. Operacje wprowadzane są ko-lejno w poszczególnych miesiącach obrachunkowych. Po wprowadzeniu wszystkich dokumen-tów z miesiąca, wykonaniu i zatwierdzeniu sprawozdań okres obrachunkowy należy zamknąć. Do zamkniętego okresu obrachunkowego nie można już wprowadzać żadnych dokumentów.

V ETAP – zakończenie roku – po wprowadzeniu wszystkich dokumentów można wykonać operację prze-księgowań stanów kont wg zadanych parametrów jeżeli jest taka potrzeba. Następnie należy wykonać roczny bilans. Po zatwierdzeniu bilansu należy zamknąć rok i przenieść bilans otwarcia na rok następny. Program umożliwia rozpoczęcie nowego roku przed zamknięciem starego i prowadzenie bieżącego księgowania.

Efektem przetwarzania są następujące zestawienia:

• wydruk dziennych zapisów księgowych,
• wydruk stanu kont – obrotów i sald w układzie syntetycznym i analitycznym,
• wydruk kartotek w układzie analitycznym,
• analiza wykonania planu finansowego,
• zestawienie wydatków i kosztów,
• sprawozdawczość finansowo-księgowa,
• analiza rozrachunków,
• analiza stanu zadłużenia kontrahentów,
• wystawianie not odsetkowych.

KASA

Jest przeznaczony do wspomagania pracy kasy w urzędach administracji państwowej. Umożliwia reje-strację operacji wpłaty i wypłaty, wystawianie dowodów KP/KW oraz sporządzanie raportów kasowych. Moduł ten współpracuje z innymi programami i modułami pakietu NOWY PRO-POWIAT: 

• z modułu Kontrahenci pobiera dane dotyczące kontrahentów,
• z modułu Windykacja opłat gruntowych pobiera dane o opłatach systemowych i dyspozycjach księ-gowych, dane o ich zrealizowaniu przekazuje z powrotem do tego modułu,
• z modułów podatkowych pobiera dane o opłatach systemowych, dane o ich zrealizowaniu przekazu-je z powrotem do danego modułu podatkowego,
• dane raportów kasowych przekazuje do programu księgującego Finanse i Księgowość.

Moduł umożliwia:

• rejestrowanie wpłat i wypłat gotówkowych,
• emisji dowodów wpłat i wypłat,
• tworzenie i emisji raportów kasowych w oparciu o działalności zdefiniowane w module Kontrahenta,
• obsługa dyspozycji kasowych przekazywanych z Modułu Windykacji,
• obsługa kasy walutowej,
• automatyzację prac związanych z treściami operacji.

ŚRODKI TRWAŁE

Celem modułu ŚRODKI TRWAŁE jest:

• usprawnienie zarządzania środkami trwałymi,
• zautomatyzowanie prac ewidencyjnych i obrachunkowych w zakresie środków trwałych, wyposażenia oraz wartości niematerialnych i prawnych.

Moduł ŚRODKI TRWAŁE realizuje następujące zadania:

• zakładanie kartoteki środków trwałych, wyposażenia oraz wartości niematerialnych i prawnych,
• aktualizację informacji zawartych w kartotece,
• wykonywanie operacji na środkach trwałych (przyjęcie, modernizacja, zmiana wartości początkowej sprzedaż, częściowa sprzedaż, likwidacja, częściowa likwidacja, przekazanie, przesunięcie),
• wyznaczanie planów amortyzacji i umorzeń,
• naliczanie umorzeń i amortyzacji oraz korekty umorzeń i amortyzacji,
• dokonywanie przecen na żądanie,
• inwentaryzację środków trwałych,
• import danych do modułu Finanse i Księgowość.

GOSPODARKA TERENAMI - EWIDENCJA GRUNTÓW

Moduł ten służy do ewidencji i przeglądu danych geodezyjnych, a także do korekty tych danych. Moduł umożliwia zaimportowanie danych geodezyjnych zarejestrowanych w innym systemie (plik SWDE). Dla istniejących już danych możliwe jest zarejestrowanie umów dzierżawy oraz kupna / sprzedaży gruntów, działek, budynków, lokali.

Moduł Ewidencja Gruntów umożliwia naliczanie, przegląd, korygowanie oraz zatwierdzanie opłat związanych z dzierżawami, wieczystym użytkowaniem i ze sprzedażą. Pozwala także na wykonywanie wydruków dotyczących różnego rodzaju zestawień oraz wydruków zawiadomień o zmianie wysokości opłat.

GOSPODARKA TERENAMI -TRANSAKCJE

W ramach tej funkcji użytkownik ma możliwość zarejestrowania wszelkich transakcji, jakie dotyczą działek, gruntów, budynków i lokali. Możliwe jest zatem zarejestrowanie sprzedaży wymienionych obiektów razem z własnością gruntu, ich sprzedaży z jednoczesnym oddaniem gruntu w wieczyste użytkowanie, a także zarejestrowanie uwłaszczenia.

Poprzez funkcję Transakcje następuje zapisanie w systemie umowy na podstawie, której zawarta została transakcja. W dalszej kolejności możliwe jest także przeglądanie już zapisanych umów i korygowanie niektórych danych. W ramach tej funkcji rozpisywane są także warunki płatności, jakie obowiązują dla konkretnej umowy.

GOSPODARKA TERENAMI - SPRZEDAŻ

W ramach tej funkcji rejestrowana jest w systemie sprzedaż konkretnych obiektów, które są własnością gminy. Użytkownik ma możliwość zarejestrowania zarówno sprzedaży budynków i lokali z własnością gruntu, jak i rejestracji ich sprzedaży z jednoczesnym oddaniem działki w wieczyste użytkowanie. Poprzez tę funkcję następuje w systemie zmiana właściciela lokalu, budynku oraz właściciela działki (przy sprzedaży z własnością gruntu) lub zmiana władającego działką (przy oddaniu gruntu w wieczyste użytkowanie).

WINDYKACJA OPŁAT GRUNTOWYCH

Moduł Windykacji służy do obsługi kartotek opłat gruntowych, które są naliczane na podstawie ewidencji geodezyjnej a następnie rozliczane na podstawie dokonanych wpłat. Funkcje obsługiwane przez moduł:

• zakładanie bilansu otwarcia oraz jego korekta,
• zamknięcie bilansu otwarcia,
• kompleksowa obsługa indywidualnych kartotek należności i wpłat z uwzględnieniem wystawionych wezwań,
• wydruk kartotek zaległości i nadpłat wg wybranego filtru,
• naliczanie odsetek za zwłokę,
• wystawianie wezwań do zapłaty,
• rejestr wystawionych wezwań,
• wydruk wezwań oraz zestawienie z wystawionych wezwań,
• sprawy w toku,
• rejestr spraw w toku,
• pozwy,
• rejestr pozwów,
• obsługa nadpłat,
• dyspozycje kasowe,
• dzienniki wpłat (DZ), raporty kasowe (RK), dziennik wpłat bankowych (WB), zwrotów (ZW), prze-księgowań (DK),
• przeksięgowania kwot do wyjaśnienia z możliwością dokonania zwrotu,
• przeksięgowania wpłat na inne należności z możliwością dokonania zwrotu,
• obroty miesięczne z uwzględnieniem rodzaju opłaty,
• zamknięcie miesiąca i roku,
• rejestr dowodów przerachowania,
• słowniki niezbędne do poprawnego działania modułu.