System el-Dok

Moduł PIM - Personal Information Manager

PIM - Personal Information Manager, jest modułem pakietu oprogramowania komputerowego el-Dok System, przeznaczonym do zarządzania czasem pracowników i informowania o terminach wynikających z prowadzonych spraw i dokumentów. Podstawą modułu jest zintegrowany kalendarz i terminarz organizacji.

Moduł umożliwia realizację takich funkcji jak:

• Informowanie pracowników oraz kierownictwo jednostki o terminach wynikających z prowadzonych spraw.
• Informowanie o korespondencji wpływającej skierowanej do załatwienia przez pracownika.
• Sygnalizowanie terminów własnych pracownika oraz zaplanowanych przez kierownictwo jednostki.
• Sygnalizowanie rocznic własnych pracownika i zaplanowanych przez kierownictwo jednostki.
• Ustalanie pracowników zastępujących na czas nieobecności w pracy pracowników.
• Logowanie się do systemu pracownika w zastępstwie innego.

Moduł PIM - Personal Information Manager jest w pełni zintegrowany z innymi modułami el-Dok System. Umożliwia pełną wymianę dokumentów pomiędzy modułami oraz swobodą nawigację pomiędzy dokumentami powiązanymi ze sobą.

Moduł OKP - Obsługa Korespondencji Przychodzącej

OKP - Obsługa Korespondencji Przychodzącej, jest modułem pakietu oprogramowania el-Dok System®, przeznaczonym do rejestracji i zarządzania obiegiem pism wpływających. Wspomaga pracę kancelarii i sekretariatu jednostki. Umożliwia rejestrowanie i nadzorowanie obiegu korespondencji przychodzącej wewnątrz jednostki. We współpracy z innymi modułami pakietu el-Dok System®, wspomaga kontrolowanie obiegu dokumentów i informacji w instytucji.

Moduł realizuje funkcje:

• Rejestrowanie pism wpływających w wielu, dowolnie zdefiniowanych dziennikach (rejestrach) korespondencji wpływającej i rejestrowanych na różnych stanowiskach pracy.
• Rejestrowanie załączników do pism.
• Skanowanie pism i załączników i udostępnianie obrazów tych dokumentów pracownikom jednostki, stosownie do ich uprawnień.
  Dołączanie dokumentów w formie plików elektronicznych.
• Drukowanie pieczęci wpływu korespondencji za pomocą drukarki etykiet samoprzylepnych, znakowanych kodem paskowym.
• Drukowanie potwierdzenia przyjęcia pisma, przyniesionego osobiście przez zainteresowanego do kancelarii lub sekretariatu jednostki.
• Drukowanie pokwitowania przekazania pism do komórek organizacyjnych i pracowników.
• Klasyfikowanie (kategoryzowanie) pism wg dowolnie zdefiniowanego przez użytkownika słownika.
• Pełna obsługa obiegu wewnętrznego korespondencji:
  - wielopoziomowe dekretowanie i przekazywanie pism (oryginałów)
  do podległych komórek organizacyjnych i pracowników,
  - wycofywanie niewłaściwie zadekretowanej i przekazanej
  korespondencji,
  - dekretowanie i przekazywanie kopii pism kierowanych
  "do wiadomości" pracowników i komórek organizacyjnych,
  - dołączanie do pisma dyspozycji kierownictwa, odnośnie sposobu
  postępowania z dokumentem,
  - śledzenie historii pisma od momentu zarejestrowania go w systemie oraz drogi obiegu pomiędzy komórkami organizacyjnymi i pracownikami jednostki.
• Zaawansowane wyszukiwanie pism zarejestrowanych systemie.
• Gromadzenie bazy danych o nadawcach pism i kontrahentach jednostki.
  Klasyfikowanie nadawców i kontrahentów.
• Ustalanie terminów rozpatrywania i załatwiania spraw związanych z pismem.
• Zestawianie statystyk i raportów dotyczących korespondencji przychodzącej oraz drukowanie tych raportów.

Moduł OKP jest w pełni zintegrowany z innymi modułami pakietu el-Dok System®.

Moduł OSP - Obsługa Prowadzonych Spraw

OSP - Obsługa Prowadzonych SPraw, jest modułem pakietu komputerowego el-Dok System®, przeznaczonym do ewidencjonowania spraw prowadzonych w jednostce. Umożliwia rejestrowanie i nadzorowanie przebiegu prowadzonych spraw. We współpracy z innymi modułami el-Dok System® wspomaga kontrolowanie obiegu dokumentów i informacji w instytucji.

Moduł umożliwia realizację następujących funkcji:

• Rejestrowanie spraw w oparciu o pisma wpływające do jednostki lub pisma wychodzące.
• Grupowanie spraw w teczki i podteczki z zachowaniem numeracji spraw zastanej w jednostce.
• Klasyfikowanie spraw z godnie z rzeczowym wykazem akt lub innym systemem klasyfikacji stosowanym w jednostce.
• Dołączanie dokumentów do sprawy - pism przychodzących i wychodzących, dokumentów wewnętrznych jednostki.
• Nadzorowanie przebiegu spraw przez kierownictwo jednostki - terminów i sposobów realizacji.
• Śledzenie historii przebiegu sprawy od momentu zarejestrowania jej w systemie oraz drogi obiegu pomiędzy komórkami organizacyjnymi i pracownikami jednostki.
• Archiwowanie dokumentacji spraw.
• Drukowanie wykazów spraw przekazywanych do archiwum zakładowego i państwowego.
• Przekazywanie spraw pomiędzy komórkami organizacyjnymi i pracownikami.
• Ustalanie i dołączanie do sprawy osób (stron) zainteresowanych.
• Ustalanie terminów rozpatrywania i załatwiania spraw.

Moduł OSP wymaga zainstalowania modułu OKP.

Moduł EDO - Ewidencja Dokumentów

EDO - Ewidencja Dokumentów, jest modułem pakietu oprogramowania komputerowego el-Dok System, przeznaczonym do ewidencjonowania wszelkiego rodzaju dokumentów powstających gromadzonych przez organizację, które nie są kierowane do określonych adresatów (interesantów bądź kontrahentów). Może być stosowany w urzędach administracji, zakładach i jednostkach budżetowych oraz firmach, w których podstawą klasyfikacji spraw jest wykorzystywany rzeczowy wykaz akt. Umożliwia rejestrowanie i nadzorowanie dokumentów gromadzonych w segregatorach i teczkach.

• Moduł realizuje typowe funkcje kancelaryjne wykonywane w każdej jednostce organizacyjnej wykonywanych w związku z obsługą dokumentacji jednostki.
• Prowadzenie segregatorów z dokumentami jednostki; uchwałami, protokołami, zarządzeniami itp.
• Definiowanie systemu numerowania dokumentów w sposób odpowiadający jednostce.
• Tworzenie systemu powiązać i zależności pomiędzy dokumentami.
• Klasyfikowanie dokumentów z godnie z rzeczowym wykazem akt lub podobnym numerycznym systemem klasyfikacji stosowanym w jednostce.
• Modyfikowanie rzeczowego wykazu (systemu klasyfikacji) akt stosowanie do potrzeb jednostki poprzez łączenie kategorii i ich rozbudowywanie.
  Nadzorowanie dokumentów przez kierownictwo jednostki - terminów i statusów. Możliwość bezpośredniego wglądu do treści każdego dokumentu.
• Śledzenie historii dokumentu od chwili zarejestrowania w systemie.
• Archiwizowanie dokumentów - przekazywanie ich do archiwum zakładowego. Sporządzanie wykazów przekazywanych dokumentów.
  Przeszukiwanie dokumentów związanych wg kryteriów dowolnie definiowanych przez użytkownika.

Moduł EDO jest w pełni zintegrowany z innymi modułami el-Dok System. Umożliwia pełną wymianę dokumentów pomiędzy modułami oraz swobodą nawigację pomiędzy dokumentami powiązanymi ze sobą.

Moduł OKW - Obsługa Korespondencji Wychodzącej.

OKW - Obsługa Korespondencji Wychodzącej, jest modułem pakietu oprogramowania el-Dok SystemR, przeznaczonym do rejestracji i zarządzania obiegiem pism wychodzących jednostki. Wspomaga pracę kancelarii i sekretariatu jednostki. Umożliwia rejestrowanie i nadzorowanie obiegu korespondencji wychodzącej z jednostki. We współpracy z innymi modułami pakietu el-Dok SystemR, umożliwia kontrolowanie obiegu dokumentów i informacji w instytucji.

Moduł realizuje funkcje:

• Rejestrowanie pism wychodzących na każdym stanowisku pracy.
• Rejestrowanie załączników do pism wychodzących.
• Skanowanie pism i załączników i udostępnianie obrazów tych dokumentów pracownikom jednostki, stosownie do ich uprawnień.
• Dołączanie dokumentów w formie plików elektronicznych.
• Autoryzowanie i zatwierdzanie treści pism przez osoby uprawnione.
• Drukowanie pokwitowania przekazania pism do komórek organizacyjnych i pracowników.
• Klasyfikowanie (kategoryzowanie) pism wg dowolnie zdefiniowanego przez użytkownika słownika.
• Pełna obsługa obiegu wewnętrznego korespondencji:
  - Wielopoziomowe akceptowanie treści pisma.
  - Opiniowanie treści pisma,
  - Śledzenie historii pisma od momentu zarejestrowania go
  - w systemie oraz drogi obiegu pomiędzy komórkami
  - organizacyjnymi i pracownikami jednostki.
• Kontrolowanie wersji dokumentu na każdym etapie jego opracowywania.
• Gromadzenie bazy danych o adresatach pism i kontrahentach jednostki.
  Klasyfikowanie adresatów i kontrahentów.

Moduł OKW jest w pełni zintegrowany z innymi modułami pakietu el-Dok SystemR. Jest niezbędny dla prawidłowej pracy modułu OSP - Obsługa Spraw - przeznaczonego do ewidencjonowania i nadzorowania przebiegu spraw prowadzonych przez pracowników jednostki. Moduł OKW wymaga zainstalowania modułu OKP.

Moduł WYS - Wyszukiwanie Dokumentów.

WYS - WYSzukiwanie dokumentów, jest modułem systemu komputerowego el-Dok SystemR, przeznaczonym do wyszukiwania dokumentów utworzonych i zarejestrowanych w systemie za pomocą modułów systemu. Wspomaga pracę pracowników instytucji w zakresie udostępniania dokumentów i informacji. We współpracy z innymi modułami el-Dok SystemR umożliwia nadzorowanie obiegu dokumentów i informacji w jednostce.

Moduł umożliwia realizację następujących funkcji:

• Zestawianie złożonych warunków wyszukiwania dokumentów.
• Zestawianie wykazów wyszukanych dokumentów.
• Zestawianie zakresu informacji o wyszukanych dokumentach.
• Wyświetlanie informacji szczegółowych o wyszukanych dokumentach.

Moduł ADM - ADMinistracja systemu

ADM - moduł ADMinistracji el-dok system jest narzędziem administratora systemu el-Dok System pozwalającym na zarządzanie elementami systemu oraz zarządzania uprawnieniami użytkowników.